Jak jsme ušetřili malým obcím hromadu starostí

Díky aktivitě Jiřího Hlavenky a Radomíra Pavlíčka (STAN) teď mohou obce v Jihomoravském kraji ušetřit peníze a zbavit se starostí. Kraj nově nabízí obcím možnost využívat jeho systému spisové služby. Zejména malé obce tak teď nemusí složitě řešit, jak informační systém nutný k jejich každodenní činnosti provozovat. Nabídky zatím využila zhruba čtyřicítka obcí z Tišnovska.

Ještě donedávna musely obce v kraji složitě uvažovat, jak provozovat spisovou službu, která je elektronickým systémem k archivaci a správě veškerých dokumentů. Mohly si systém zajistit samy, nebo si zaplatit jednoho z komerčních provozovatelů služby, to je ale vyšlo draze. „V závislosti na velikosti obce se tato částka pohybuje od několika tisíc korun, až po desetitisíce,“ vypočítává starosta obce Železné a předseda Výboru pro rozvoj Jihomoravského kraje Radomír Pavlíček.

Další možností bylo spojit se kvůli provozu služby s jinými obcemi. To zkusila necelá čtyřicítka obcí z Dobrovolného svazu obcí Tišnovska, ale po pěti letech Tišnov službu obcím vypověděl. „Systém nestačil svou kapacitou.  Hrozilo, že by obce přišly o všechna svá data, což by pro ně byla katastrofa,“ přibližuje problémy Jiří Hlavenka.

V podobné situaci jako na Tišnovsku mohou být obce v celém kraji. Proto se Hlavenka s Pavlíčkem rozhodli složitou situaci obcí řešit. „Krajský úřad provozuje vlastní spisovou službu a má dostatečné technologické zázemí i kapacitu. Rozhodli jsme se proto iniciovat, že Jihomoravský kraj převezme za menší poplatek provozování spisové služby pro obce, které o to budou mít zájem. Obce tak ušetří peníze oproti situaci, kdy musí využívat služby soukromých provozovatelů, a odpadne jim starost, že se pokazí nějaký systém a přijdou o veškerá data,“ vysvětluje Hlavenka. Krajský systém teď využívají obce na Tišnovsku a ostatní obce v Jihomoravském kraji mají možnost se k nim přidat.

Většina obcí nemá aparát pro udržování potřebného zařízení a software nutného k provozu spisové služby. Proto obce přivítaly jednoduché krajské řešení. „Údržbu zajištuje Jihomoravský kraj, zástupci obcí mají ke službě přístup z kteréhokoliv místa. A data i s vazbou na přicházející nařízením EU o GDPR, jsou bezpečně uložena na prostoru územně správního celku, a ne u komerční organizace,“ uzavírá Pavlíček.

0